Özlük Dosyası Nedir?
Özlük dosyası, bir çalışanın işe başvurusundan işten ayrılmasına kadar geçen süreçteki tüm bilgilerini içeren, gizli ve kişiye özel bir dosyadır. Bu dosya, hem işveren hem de çalışan açısından büyük önem taşır.
Özlük Dosyasının İçeriği:
- Kişisel Bilgiler: Çalışanın adı, soyadı, doğum yeri ve tarihi, T.C. kimlik numarası, iletişim bilgileri gibi temel bilgiler.
- Eğitim ve Kariyer Bilgileri: Diploma, sertifika, özgeçmiş (CV), iş deneyimleri.
- İşe Giriş Belgeleri: İşe başvuru formu, iş sözleşmesi, sağlık raporu, adli sicil kaydı.
- Performans Değerlendirmeleri: Çalışanın performansı hakkında yapılan değerlendirme raporları.
- Disiplin Cezaları: Çalışana verilen uyarı, kınama gibi disiplin cezalarına ilişkin belgeler.
- İzin ve Rapor Belgeleri: Çalışanın kullandığı izinler, aldığı sağlık raporları.
- Ücret ve Bordro Bilgileri: Çalışanın ücret bilgileri, bordroları.
- Sosyal Güvenlik Bilgileri: Sigorta giriş bildirgesi, SGK dökümleri.
- İşten Ayrılma Belgeleri: İstifa dilekçesi, fesih bildirimi, ibraname.
- Diğer Belgeler: Çalışanın yaptığı başarılar, aldığı ödüller gibi diğer ilgili belgeler.
Özlük Dosyasının Önemi:
- Yasal Zorunluluk: İşverenler, iş hukuku gereği çalışanlarına ait özlük dosyası tutmakla yükümlüdür.
- İşçi Hakları: Özlük dosyası, çalışanın haklarını korumak ve olası anlaşmazlıklarda delil olarak kullanılabilir.
- İşveren Hakları: İşveren, özlük dosyası sayesinde çalışanlarının performansını takip edebilir, yasal yükümlülüklerini yerine getirebilir ve olası davalarda kendini savunabilir.
- Bilgi Kaynağı: Özlük dosyası, şirket içerisinde insan kaynakları yönetimi ve planlaması için önemli bir bilgi kaynağıdır.
Özlük Dosyasının Saklanması ve Gizliliği:
Özlük dosyaları, kişisel verilerin korunması kanunu (KVKK) kapsamında korunmalıdır. Dosyaların güvenli bir şekilde saklanması ve yetkisiz kişilerin erişimine engellenmesi gerekmektedir. Ayrıca, özlük dosyalarında yer alan bilgilerin gizliliği de büyük önem taşır.